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Gestion du courrier 2.1

Créé par admin Dernière modification 20/09/2018 12:16 Historique
Bienvenue sur votre outil de gestion du courrier

L'application contient actuellement les fonctionnalités suivantes:

  • Création d'un courrier entrant
    • automatiquement après avoir scanné les courriers, avec un code barre séparateur collé sur la première page de chaque courrier
    • manuellement avec la possibilité d'associer ensuite un document scanné (par exemple si son format est particulier et ne passe pas dans le scanner fourni)
  • Création d'un courrier sortant
    • en réponse à un courrier entrant avec reprise dans la fiche courrier des données déjà encodées
    • manuellement avec la possibilité d'associer ensuite un document de réponse au format bureautique ou de le générer à partir d'un modèle
    • automatiquement après avoir scanné les courriers, avec un code barre séparateur collé sur la première page de chaque courrier (par exemple un courrier généré par une autre application, déjà imprimé et signé)
  • Pour les documents injectés depuis le scanner, la fiche courrier (entrant ou sortant) est complétée en se basant sur la prévisualisation du document scanné et la possibilité de glisser/déplacer depuis le texte océrisé
  • L'utilisation d'un modèle de courrier sortant a comme avantage de gérer automatiquement
    • la fusion de données,
    • l'impression en lot,
    • l'intégration d'un code-barre
    • le publipostage
  • Le code barre intégré dans le courrier sortant permet d’effectuer un scan des documents après signature, avec les avantages suivants :
    • la sauvegarde de la version signée du document dans la fiche courrier sortant
    • l'enregistrement automatique de la date d'expédition
    • la clôture de la fiche courrier
  • Recherches prédéfinies suivant les actions à effectuer et l'état des courriers, avec indication du nombre d'éléments << à traiter >>
  • Affichage des résultats dans un tableau dynamique avec filtres modifiables, tri, pagination, colonne d'actions, actions par lot, etc
  • Assignation d'un service traitant, des services en copie et gestion de tâches (qui peuvent aussi être assignées à d'autres services)
  • Choix d'un utilisateur responsable au sein du service traitant ou sur une tâche, ainsi qu'une date d'échéance
  • Gestion des contacts (expéditeurs, destinataires, liste de contacts)
  • Workflow de validation et de traitement du courrier et des tâches
  • Possibilité d'avancer élément par élément depuis les résultats d'une recherche
  • Visualisation d'un courrier sans téléchargement de la pièce originale (facilité de visualisation sur tablette)
  • etc.

 

Explications démo

Il est possible dans cette démo de vous connecter avec les profils suivants (tous les utilisateurs ont le mot de passe "courrier"):

  • Une personne pouvant encoder le courrier entrant et le courrier sortant scanné. Le nom d'utilisateur est "encodeur".
  • Le directeur général (qui va valider le courrier en premier). Le nom d'utilisateur est "dirg".
  • Le chef de service (qui va valider le courrier ensuite). Le nom d'utilisateur est "chef".
  • L'agent du service concerné qui va pouvoir gérer le courrier. Le nom d'utilisateur est "agent".

 

Remarque: par facilité dans la démo, les utilisateurs "chef" et "agent" peuvent gérer les courriers de tous les services sélectionnables.

 

La documentation complète est disponible dans la partie support / documentation de notre site imio.be.

AIDE

Connexion

Connectez-vous suivant le profil expliqué en page d'accueil

Explications sommaires

Ouvrir le document d'aide pour avoir une ligne de conduite rapide dan sle site de démo.